الاتحاد المصري للتأمين يوضح دور التأمين في حماية خطط الأعمال للشركات والتعافي من الكوارث

يفترض العديد من أصحاب الأعمال ورؤساء الشركات أن مكان عملهم سيبقى مستقراً دون تغيير إلى حد كبير من يوم إلى آخر، ويجدون الراحة في الإيقاعات الثابتة والروتين المعتاد في سير العمل. ولكن فى بعض الأحيان قد لا تسير الحياة وفقاً للخطة التي يحددها واضعي سياسات العمل في الشركات؛ فقد تقع أحداث غير متوقعة تتسبب في أن يتوقف العمل داخل الشركة أو أن تضطر المؤسسة لتغيير مسار العمل. لهذا السبب من المهم أن تكون لدى الشركة خطة بديلة ويفضل أن تكون مجربة ومختبرة وجاهزة للتنفيذ ويتم تطبيقها في حالة حدوث أي ظروف أو حوادث طارئة.. سواء كانت عاصفة ثلجية كثيفة أو جائحة صحية مفاجئة أو غيرها من الأحداث غير المتوقعة. وبالتالى فإن وضع خطة لضمان إستمرار الأعمال تدور حول مدى إمكانية الحفاظ على إستمرار النشاط التجاري عند وقوع أي أحداث طارئة. ويتمثل أحد الجوانب الهامة فى قيادة أي مؤسسة هو الاستعداد لتلك الأحداث الطارئة، وإنشاء استراتيجيات وخطط يمكن أن تحافظ على وظائف الأعمال الأساسية سليمة ومستمرة تحت أي ظرف.

وقد تم تحديد مجالين يتم من خلالهما معالجة الانقطاعات المحتملة للأعمال وهما خطط إستمرار الأعمال وخطط التعافي من الكوارث. وترجع أهمية تلك الخطط إلى أنها تساهم في التقليل من التأثير الذي قد يحدثه أى حدث كارثي / طارئ على قدرة الشركة على تقديم منتجاتها وخدماتها بشكل سليم. وفي حين أن كلا المجالين يتسمان بالأهمية، وبينهما تشابه في بعض الجوانب، إلا أنهما ليسا مترادفين.. فهناك اختلافات مهمة في خطط إستمرار الأعمال والتعافي من الكوارث.

أهم المجالات التي تتضمنها خطط التعافى من الكوارث

1. إستمرار العمل
2. الإتصالات الخاصة بالأزمات
3. حماية البنية التحتية الحيوية
4. المسار المهنى فى حالات الطوارئ
5. الطوارئ المتعلقة بنظم المعلومات
6. الإستجابة للحوادث الإلكترونية
7. التعافي من الكوارث
8. واستمرارية العمليات

ما هو تخطيط إستمرار الأعمال؟

يعرف التخطيط لاستمرار الأعمال بعملية إنشاء نظام حماية لأية تهديدات محتملة قد تطرأ على مؤسسة ما؛ بحيث تضمن الخطة حماية الموظفين وأعمالهم وكذلك الحفاظ على إيرادات ورأس مال المؤسسة في حال حدوث أي حدث طارئ.

كما يشير  تخطيط إستمرار الأعمال إلى الأنظمة والإجراءات التي تسمح للشركات بالحفاظ على الوظائف أو استئنافها بسرعة في حالة حدوث اضطراب كبير في سياق العمل كما أنها تعد مفيدة أيضاً في مواجهة المشاكل اليومية مثل عدم دفع عملاء الشركة في الوقت المحدد أو إصابة أحد الموظفين بالمرض أو عدم وفاء أحد الموردين بمواعيد التسليم …إلخ. ويمكن القول بأن التخطيط لاستمرار الأعمال هو بمثابة وجود خطة احتياطية لضمان سير العمل داخل المؤسسة أو الشركة.

وتختلف خطط الإستمرار التي تتبعها المؤسسات اختلافاً جذرياً حسب اختلاف أهدافها وحجمها وطبيعة نشاطاتها ونطاق واجباتها ومسؤولياتها ومصادر دخلها وأرباحها. ويتم تعديل وتحديث تلك الخطط وفقاً لتغير الخطر الذى يهدد المؤسسة أو درجة الأضرار المحتمل حدوثها. 

المعلومات الواجب توافرها قبل إعداد خطة إستمرار العمل

يجب إجراء تقييم شامل لتحديد المجالات التي يكون فيها العمل أكثر عرضة للخطر قبل إعداد خطة إستمرار العمل. وفيما يلي قائمة مراجعة مختصرة لتقييم المخاطر تحتوي على أكثر الجوانب شيوعاً التي يجب مراعاتها في خطة إستمرار العمل:

• الموظفين
• مقرات العمل
• العملاء
• الموردين
• شركاء العمل
• النظم والعمليات التشغيلية
• النواحى المالية
• التدفق النقدى
• تكنولوجيا المعلومات
• الآلات والمعدات (مثل أجهزة الكمبيوتر والمركبات والأدوات)
• الالتزام القانوني
• الخدمات اللوجستية

العناصر  الأساسية التى يجب أن تشملها  خطة إستمرار  العمل

1. تحليل الأخطار المحتملة، ويقصد به أن يتم وضع تصور لأنواع الأخطار المتوقع حدوثها التي قد تواجه الشركة وبناءً على ذلك يتم وضع خطة الإستمرار. على سبيل المثال في حال كان الخطر المتوقع هو كارثة طبيعية كالفيضانات أو الإعصار فمن المحتمل أن يتضرر مقر الشركة؛ في حين انه إذا كان الخطر المتوقع هو حدوث انقطاع في الكهرباء أو تعطل مصادر الطاقة فإن الضرر المتوقع حدوثه في حينها سيكون طفيفاً جداً، ولهذا يجب مراعاة نوع الأخطار المحتملة عند تصميم الخطة.
2. تحديد نطاق المسؤوليات من خلال معرفة الأدوار التي يقوم بها كل فرد من أعضاء فريق العمل وتحديد من يمكنهم القيام بتلك الأدوار في حال تأثر بعض الموظفين ببعض الظروف الطارئة.
3. إعداد إستراتيجية إستمرار الأعمال واعتمادها من قبل الإدارة العليا ليتم تطبيقها للتمكن من إستمرار النشطة الحيوية.
4. الاحتفاظ بمعلومات الاتصال بالطوارئ في عدة أماكن مختلفة مثل الهاتف المحمول الخاص بالقيادات العليا وعلى وسيلة من وسائل التخزين الإلكترونية (مثل الأقراص الصلبة CD أو ذاكرة متنقلة   Flash memory) ويتم الاحتفاظ كذلك بنسخة ورقية من تلك المعلومات.
5. الإحتفاظ بنسخة احتياطية من الملفات الهامة خارج مكان العمل تحسباً لضياع النسخ المحفوظة على وسائل الحفظ الالكترونية.
6. تكوين فريق متخصص للتعافى من الأزمات ويجب أن يضم الفريق مجموعة من الخبراء في مجال الاتصالات والأمن وشؤون العاملين؛ حيث يلعب هذا الفريق دوراً هاماً في إعادة تأهيل البنية التحتية عند انتهاء الأزمة.
7. وجود مقر بديل إن أمكن بحيث تستطيع قيادات الشركة إدارة الأعمال في حال تعذر إدارتها من المقر الرئيسى.
8. تحديد مصادر بديلة للطاقة كمولدات احتياطية أو أي أدوات أخرى يمكن استخدامها لتشغيل النظام الإلكترونى وأجهزة الحاسب الآلى.
9. الالتزام بتطبيق برامج توعية تمكن العاملين وترفع من كفاءاتهم في تنفيذ خطط إستمرار الأعمال.

علاقة خطط استمرار الأعمال بالتأمين

تنقسم العلاقة بين خطط إستمرار الأعمال والتأمين إلى قسمين:

1. أنه يتعين على شركات التأمين شأنها شأن أي مؤسسة مالية أن تقوم بوضع خطة لاستمرار عملها خاصة بعد ان أثبتت جائحة كوفيد-19 ضرورة الاستعانة بمثل هذه الوسيلة لضمان استمرار عملها تحت أي ظرف طارئ.
2. يعد التأمين أحد العناصر التي يتم ادراجها ضمن خطط استمرار العمل وذلك لأهمية الدور الذى يمكن أن يلعبه التامين في هذا الصدد.

الفرق بين خطط استمرار العمل والتأمين

قبل أن نفكر في الاختلافات، من المهم أن نفهم أن استمرارية الأعمال هي شكل من أشكال الحماية المادية للشركة. إلا أن التأمين يختلف عن خطة إستمرار العمل في أنه عقد لنقل العبء المالي للخطر من المؤمن له إلى شركة التأمين. وفيما يلى نعرض الاختلافات الأساسية بين التأمين وخطط إستمرار  الأعمال:

التأمين:

• يقدم تغطية مالية أو تعويض للخسارة.
• يحدد شروط يتم على أساسها تغطية الخسارة.
• يحدد الإجراءات المطلوبة من المؤمن له حتى تكون التغطية سارية.
• يمكن رفض التغطية إذا كنت لا تستوفي شروط العقد.
• يتطلب أنواع وثائق متعددة بسبب الاستثناءات في التغطيات المختلفة.
• يتم تقديم المزايا عادةً بعد حدوث الخسارة وبعد التحقق من شروط الوثيقة. يمكن أن يكون هذا بعد أسابيع من الحدث.
• قد لا يغطي خسارة لا تتعلق مباشرة بالحدث .
• قد تكون الخسارة المالية أكبر من التغطية.
• لا يمنع التأمين حدوث الانقطاعات أو التأثيرات إلا أنه يساهم في التخفيف من أثارها.

خطط استمرار الأعمال:

• في بعض الأحيان يتم النص في وثائق التأمين على ضرورة وجود خطة لاستمرار عمل الشركة قبل قبول التأمين عليها.
• تركز على العمليات التشغيلية أو وظيفة التكنولوجيا للحد من الخسارة أو منعها.
• تركز على الحد أو منع آثار فترات الانقطاع أو حالات الطوارئ.
• يجب أن تتضمن خطط للحد من الإضرار بالسمعة أو منعها.

ومما سبق يتضح أن التأمين يساهم في التخفيف من بعض الخسائر المالية في حالة وقوع كارثة أو حالة طوارئ، ولكنه قد لا يستطيع توفير الحماية في جميع الاحتمالات؛ والتي منها على سبيل المثال فقدان السمعة أو الخسائر طويلة الأجل بسبب عدم قدرة مؤسستك على التعافي أو الأداء الفعال في الوقت المناسب. ومن ثم يعد التأمين عنصراً مكملاً لخطط إستمرار الأعمال. وقد قامت إحدى شركات التأمين العالمية بتقديم خدمة إضافية لعملائها تتمثل في مساعدتهم في وضع خطط استمرار الأعمال الخاصة بهم وذلك من خلال الاستعانة  بالمراكز والمؤسسات المتخصصة في هذا المجال.

 دور التأمين في خطط استمرار العمل

يعد الحصول على تأمين على الأعمال جزءًاً لا يتجزأ من أي خطة لاستمرار  العمل.. حيث يقدم التأمين الحماية اللازمة من مخاطر العمل اليومية والتعويضات الكبيرة وغير المتوقعة التي قد تواجهها المؤسسة او الشركة، ولهذا فهو يعتبر عنصراً أساسياً لخطة استمرار العمل الناجحة.

التغطيات التأمينية الأساسية التي يتم إدراجها ضمن خطة استمرار العمل

1. تأمين فقد الايراد أو توقف الأعمال

فى الماضى كان يعرف هذا النوع من التأمين “بخسارة الأرباح” أو “الخسارة التبعية (اللاحقة)” لأن الهدف من وراءه هو تعويض المؤمن له عن خسارة الأرباح التى قد تتعرض لها والتكاليف الإضافية التى قد يتحملها من أجل الاستمرار فى العمل.

وتعد إحدى الميزات الموجودة فى تأمين توقف الأعمال هى قيام المؤمن له باختيار ما يسمى بـ “ فترة التعويض” وعادة ما تكون هذه الفترة اثنى عشر شهراً وربما تزيد أو تقل عن ذلك حسب طبيعة الخطر المؤمن ومدى حاجة المؤمن له للتغطية ، ويمكن تعريف فترة التعويض بأنها فترة التوقف عن العمل التى يعوض المؤمن له خلالها عن الخسائر التبعية (اللاحقة ) والتكاليف الإضافية التى قد تترتب جراء توقف الأعمال بسبب خطر مؤمن منه، ويجب أن تكون الفترة كافية لأن يستعيد المؤمن له إجمالى الربح الضائع والناتج من الحادث في حالة حدوث حريق ضخم – أو أى خطر آخر مؤمن منه.

ومن المعروف ان هذه الوثيقة لا تعوض خسارة إجمالى دخل الأعمال ولكن تحاول أن تضع المؤمن له فى نفس الحالة المادية التى كان سيكون عليها لولا حدوث الحادث. (للمزيد من المعلومات حول هذه التغطية التأمينية، يمكن مراجعة العدد رقم 14 من النشرات الأسبوعية الصادرة عن الاتحاد المصرى للتأمين).

• تأمين أخطار الحريق

تعتبر الحرائق المفاجئة من أكثر الأخطار الشائعة التي قد تتعرض لها أي مؤسسة؛ ويمكن أن تؤدي إلى خسارة للشركات  بمختلف أنشطتها. ولهذا يساهم التامين في التغلب على هذا الخطر والحد من عواقبه، بل إن التأمين يقدم أيضاً إرشادات للمؤمن له تساعده في تجنب وقوع هذا الخطر. فعند إصدار وثيقة تأمين الحريق؛ تقوم شركة التأمين عادةً بعمل معاينة لمقر الشركة المطلوب تغطيتها وتقدم شركة التأمين في تقرير المعاينة الذى تصدره بعض التوصيات التي يتعين على الشركة المؤمن عليها الالتزام بها لتفادى خطر الحريق والتي منها على سبيل المثال:

• تركيب معدات حماية من الحريق، مثل طفايات الحريق وأجهزة الإنذار التي تعمل بمجرد ظهور الدخان أو الحرارة.
• تدريب الموظفين بشكل صحيح على التعامل مع المعدات وتشغيلها.

• التأمين ضد أخطار الكوارث الطبيعية

يقدم التأمين تغطية للكوارث الطبيعية على نطاق واسع والتي يمكن وضعها ضمن خطة إستمرار العمل والتى تشمل على سبيل المثال:

• الفيضانات
• الهزات الأرضية
• الأعاصير
• الانهيارات الجليدية.

ومن خلال هذه التغطية تقدم شركة التأمين بعض التوصيات لعملائها والتي منها ما يلى:

• عدم وجود مقرات الشركة المؤمن عليها بالقرب من الممرات المائية الرئيسية أو الجبال.
• ضرورة تدريب طاقم العمل داخل الشركة على البروتوكول الخاص بالتعامل مع الكارثة الطبيعية.
• تخزين البيانات والمعلومات الهامة في مكان آمن لسهولة استرجاعها بعد وقوع كارثة طبيعية.

• التأمين الإلكترونى

مع تزايد تعرض الشركات للأخطار الإلكترونية حيث يستخدم قراصنة الانترنت تقنيات حديثة وشديدة التعقيد؛  مما يتسبب في حدوث عدد من الخسائر الجسيمة. ويقدم التأمين الالكترونى الحماية اللازمة ضد هذا النوع من الأخطار.. حيث سيقوم بتغطية ما يلى:

• هجمات الفيروسات أو البرامج الضارة
• سرقة الأجهزة
• فشل نظام تكنولوجيا المعلومات أو نظام الاتصال
• إجراء تحديثات غير متوقعة للبرامج.

وبالإضافة إلى ما سبق تقوم بعض شركات التأمين بتقديم بعض التغطيات التأمينية ضمن خطط إستمرار العمل والتي منها على سبيل المثال:

• تغطية الأوبئة
• انقطاع التيار الكهربائي وما يتبعه من تعطل للأجهزة الحيوية في الشركة مثل:
• التكييف المركزي
• تعطل الأجهزة الإلكترونية بما في ذلك الآلات وأجهزة تسجيل النقد  والمصاعد  وأنظمة التشخيص والغلايات وآلات التبريد والأفران ، وغيرها من الأجهزة الهامة وفقاً لطبيعة عمل الشركة.

يسعى الاتحاد المصرى للتأمين بشكل دائم إلى تطوير آلية العمل داخل السوق وإلقاء الضوء على الأساليب الخاصة بإدارة الشركات وتطوير آلية العمل بها. وقد سبق وأن ألقى الاتحاد الضوء من خلال نشراته الأسبوعية على ضرورة قيام شركات التأمين بوضع استراتيجية مناسبة لضمان سير العمل بها في حالة التعرض لأى أحداث أو ظروف طارئة مثل ما حدث خلال فترة كوفيد -19 (كمثال على إدارة الأزمات). حيث أكد الاتحاد على ضرورة قيام شركات التأمين بمحاولة تغيير أنماط العمل التقليدية ومواكبة التطور وتبنى أنماط حديثة للعمل حتى يمكن للشركة اللجوء لها وقت الأزمات وذلك عن طريق ما يلي (بما يتماشى في الإطار القانوني والتشريعي):

• تبنى أنماط العمل الجديدة مثل العمل عن بُعد مع توفير البيئة الإقتصادية التى تساعد على نجاح هذا النمط.
• تخصيص الموارد اللازمة لتطوير البنية التحتية لشركة التامين وتزويدها بالأجهزة الحديثة اللازمة التى تمكن موظفيها من اداء العمل الخاص بهم بدقة وإحترافية.
• الاطلاع بشكل مستمر على كل ما هو جديد في مجال التكنولوجيا الرقمية ومحاولة محو الأمية الرقمية داخل بيئة العمل، حتى يفهم الجميع الطريقة التي يتم بها حدوث الهجوم الإلكتروني وذلك حتى يتسنى للشركة حماية منصاتها التكنولوجية من أى إختراق أو قرصنة أو هجوم إلكترونى وكذلك حتى تقوم الشركة بتصميم المنتجات التأمينية التى تلبى إحتياجات العملاء ممن يقوم عملهم على التواصل عن طريق شبكة الإنترنت.
• وضع نظام إلكترونى متكامل لتحصيل الأقساط وسداد التعويضات وكذلك سداد المستحقات الخاصة بالوسطاء وقنوات التوزيع، بحيث يمكن أن تعمل وتدار المنظومة التأمينية بأكملها عن بعد.
• توعية عملاء شركات التأمين بضرورة وضع خطة لاستمرار الأعمال الخاصة وإلقاء الضوء على مزايا هذا النوع من التخطيط.